Jak wystawić fakturę VAT jako freelancer — krok po kroku

Wystawianie faktur VAT to obowiązek każdego freelancera prowadzącego działalność gospodarczą. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez cały proces — od elementów obowiązkowych po terminy i stawki.

Co musi zawierać faktura VAT?

Każda faktura VAT musi zawierać następujące elementy zgodnie z ustawą o VAT:

Numer faktury — kolejny numer w serii (np. FV/2026/001)
Data wystawienia i data sprzedaży (jeśli różna)
Dane sprzedawcy — imię i nazwisko / nazwa firmy, adres, NIP
Dane nabywcy — nazwa firmy, adres, NIP
Opis usługi — co konkretnie było wykonane
Ilość i jednostka miary — np. 8 godzin (h)
Cena jednostkowa netto — stawka za godzinę
Stawka VAT — 23%, 8%, 5%, 0% lub "zw." (zwolniony)
Kwota netto, VAT i brutto

Jaka stawka VAT dla usług IT?

Usługi programistyczne, projektowanie stron i większość usług B2B podlega stawce 23% VAT. Wyjątki to m.in. sprzedaż oprogramowania jako produktu (5%) lub usługi na rzecz zagranicznych kontrahentów (0% — eksport usług).

Zwolnienie z VAT: Jeśli Twoje przychody nie przekroczyły 200 000 PLN rocznie, możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego. Wystawiasz wtedy faktury bez VAT (stawka "zw.").

Termin wystawienia faktury

Fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano zapłaty (jeśli zaliczkę otrzymano wcześniej).

Możesz też wystawić fakturę do 30 dni przed wykonaniem usługi — np. fakturę zaliczkową.

Termin płatności

Ustawowy termin to 30 dni od daty doręczenia faktury. W praktyce freelancerzy ustalają go umownie — najczęściej 14 lub 21 dni. Możesz negocjować termin z klientem i wpisać go wprost na fakturze.

Jak numerować faktury?

Numeracja musi być ciągła i kolejna w obrębie roku podatkowego. Popularne formaty:

FV/2026/001 — numer/rok/lp.
2026/01/001 — rok/miesiąc/lp.
FV-001/26 — skrócony

Jak przechowywać faktury?

Faktury należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury elektroniczne mają taką samą moc prawną jak papierowe — wystarczy PDF.